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    產品背景

        在這個注重管理的時代,企業管理者除了要關注人、財、物、產、供、銷的管理外,還應該注重過程的管理,而文件作為過程的載體,它的管理和安全也顯得越來越迫切。

        在文件的管理過程中,我們常常發現:

    1. 紙質文件到處亂放,有是時候還發生丟失,特別是合同等重要文件,要找到該文件很費周折,嚴重影響公司的管理和工作效率。
    2. 很多時候內部人員找文件就是為了看一下它的內容,便于采用進一步的工作,而往往不知道文件在那個部門,那個人保管,即使知道了也要到相關部門索取,工作效率大大降低。
    3. 有的時候,上級安排下級做的工作,下級沒有完成,“病毒感染,機器損壞”往往成為拖延工作的最好借口,讓管理者煩惱不已。
    4. 很多人編制的文件存放在自己的電腦上面,一方面文件的版本可能不統一,另外一方面會造成文件的丟失,同時占用很大的電腦空間。特別是版本的管理變成一個大問題。
    5. 部門之間經常需要進行文件的傳遞,手工方式通過U盤等進行文件傳遞,一方面容易感染病毒,另外一方面工作效率低下。同時對文件的安全也缺乏嚴密的控制。
    6. 公司的文件有不同的密級,有的是公開的,如規章制度等,而有些文件是公司的機密,需要按層級管理,不同人員可以看到的文件權限是不同的,目前在手工管理或進行網絡共享等模式下均很難達到這一點。
    7. 公文的傳閱和會簽一般都需要手工方式,很不方便,特別是找不到當事人的時候,工作效率集聚下降。
    8. 文檔的版本歷史無法保存,往往不知道文件修改了哪些內容,也很難做文檔的版本管理。
    9. 文檔的借閱和修改歷史無法查證,出現信息泄密以后,很難找到責任人是誰。

        在此背景下,常州市匯博信息技術有限公司經過近十年的對近千家企業客戶的調查,隆重推出了本套簡單適用的文件管理系統,目的是對于企業管理過程中的文件實施規范化的管理,從而引領企業走上規范化的經營管理之路。

    適用范圍

        所有的企事業單位。

    產品簡介

        本產品的主要整體結構如下:

        本產品的主要功能如下:

    功能

    描述

    規范管理

    符合ISO9001文件管理規范。

    收文處理

    接受發文人的發文,同時可以對收到的文件進行轉發,對可以及時地對來文進行意見簽署、閱讀回復、業務批準等。

    批量歸檔

    可以把需要歸檔的文件進行編目,如類型、主題、關鍵字、責任人等,極大地提高了文件檢索的效率。系統可以按目錄進行批量歸檔。

    文檔分類

    對文檔進行文檔類型、文檔內容、名稱、版本、主題、關鍵字、部門、作者等進行靈活的編目,方便以后快速查找。

    文檔傳閱

    可以進行文檔的調閱申請和審批。有效地保證了文檔的安全,防止越權調閱文檔,保證信息安全。

    借閱審批

    可以進行文件的調閱申請和審批,審批同意以后可以短時間調閱文件。

    文檔點評

    可以對文檔的內容進行點評和批復。

    文檔密級

    可以靈活設置文檔的受閱和修改權限,保證系統的安全。

    文檔密碼

    對于需要特別安全的文件可以設置密碼或指紋,進行加密,有效保證了文件的安全。

    文檔修改

    可以進行文檔的修改申請和審批。以及文檔的修改和簽入。

    文檔版本

    可以進行文檔的版本管理,便于查找歷史版本。

    文檔檢索

    可以按關鍵字、文件名以及日期范圍等條件快速檢索到系統中的文件。

     

     

        本產品的主要特點如下:

    特色

    描述

    使用方便

    及時的在線操作提示,讓操作者快速上手,不再為使用管理工具而費時費力。

    功能強大

    支持大量的文檔類型:如公司或機構的合同、規章制度、會議記錄、客戶資料、技術資料、業務單據、被掃描的紙質文檔和圖檔等各種類型的文檔。支持所有類型格式的文檔,如WORD,EXCEL,HTML,PPT,MP3等各種存儲格式的文檔。

    控制嚴密

    系統提供了用戶功能授權,數據讀寫權限控制,數據的審核機制,事后的業務稽核,有效堵住了文檔流轉過程的漏洞。

    多層授權

    對于沒有權限訪問的用戶,可以通過多層授權得到文件的調閱和修改權限。

    版本保留

    可以記錄文件的修改歷史,便于進行老版本的信息恢復。

    信息安全

    目前流行的網絡文件安全是通過一個加密軟件進行文件的加密,這樣,一旦這個文件安全軟件公司倒閉了,系統的信息就可能成為垃圾。而匯博軟件的做法是保存在數據庫中,一般用戶很難在文件中看到,信息更加安全。同時,匯博軟件對文件不做任何特殊處理,可以在任何時候保存為文件格式。即使系統管理員也無法打開他沒有權限訪問的文檔,有效地保證了文檔的安全。
    匯博還在軟件中增加了指紋認證和密碼認證功能,使得系統更加安全。

    集中存放

    所有的文檔都存放在公司的服務器上,便于集中管理,節省了存儲設備,提高了版本管理的一致性,同時避免了病毒的侵害。同時也避免了文件資料的外泄。

    節省費用

    使用匯博文檔安全軟件以后,需要購買的CAD等基礎軟件只需要購買一套就可以了,大大節省了公司的軟件投資成本。

    系統集成

    可以和OA,HRM,CRM、ERP等系統全面集成,提高系統的集成性。

    隨需而變

    系統可以按照用戶的要求快速修改,滿足用戶的個性化要求。

     

     

        本產品的應用價值如下:

    目標價值

    目標描述

    數據共享

    實現各個系統之間數據的共享,提高工作效率,降低管理成本。

    精細管理

    提供了更加精細化的管理數據,使得管理更加科學。

    智能決策

    為各個部門的領導和總經理提供決策分析數據,便于進行決策分析。

    效益提升

    工作效率提高80%,庫存下降30%~50%,延期交貨減少80%,停工待料減少60%,管理成本降低20%,生產能力提高20%~30%。

     

     

    投資建議

        匯博文檔安全管理流程清晰,很容易操作與管理,也很容易成功上線。收費標準參見下表:

    服務項目

    收費標準與服務內容

    軟件注冊

    單機免費,網絡版800元/站點。提供安裝文件、授權文件和操作手冊等。

    上門培訓

    首次上門培訓免費。以后按現場指導標準收費。

    電話服務

    服務免費。通過電話方式提供服務。

    網絡服務

    服務免費。通過QQ方式提供服務。

    現場指導

    800元/人天。到現場進行培訓指導。

    管理咨詢

    800元/人天。進行業務流程分析,提交流程再造或管理咨詢方案。

    定期升級

    服務免費。匯博會對軟件進行定期的軟件產品升級。

    經驗分享

    服務免費。匯博會定期舉辦產品和管理培訓,幫助客戶提高管理水平。

     

     

        為了滿足一些特殊行業、特殊用戶的個性化需求,匯博為用戶提供了一種代價和風險都較小的定制開發投資方案,收費標準參見下表:

    服務項目

    收費標準與服務內容

    需求調研

    800元/人天。到現場進行需求調研,并提交單機版本免費軟件給客戶試用。

    正式注冊

    在網絡版本運行情況下,每個站點的費用雙方協商。

     

     

        對于非常州地區的客戶需要上門服務時,除食宿和差旅報銷外,另外要支付200元/天的出差補貼。

     

     樣 板 客 戶
     江陰興澄鋼廠
     上海市委
     常州晶豐電子
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