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    利用協同辦公提升辦公效率

                                                    ——國光信息產業股份有限公司協同辦公管理實施記實

    關鍵字:協同辦公管理 國光信息產業股份有限公司

    項目概述

        江蘇國光信息產業股份有限公司(以下簡稱國光)是在常州國光電子總公司基礎上組建的高科技企業。國光公司從七十年代末開始從事國產計算機及數據通信產品研制,是國家一級企業,規模為國家大型企業。由國家統計局組織有關專家依據進行評選,我公司榮獲 2006 年度全國大中型企業 “ 自主創新能力行業十強 ” 。

        國光公司是國家科技部命名的國家級重點高科技企業、國家級重點軟件企業,多年來不斷加大對技術進步的投入,擁有國內一流的開發手段和開發隊伍。公司與國內外知名科研院所建立了廣泛的合作關系:與東南大學計算機系組建了東大國光聯合研究中心;與美國 IBM 、微軟公司、日本日立公司、 OKI 公司也有良好的技術合作;與國內諸多金融研發中心保持著緊密的合作 。

        公司已經形成了軟件開發與系統集成、計算機外設、網絡通信設備、金融機具設備、電磁屏蔽設備等產品的多元化經營格局,產品與系統廣泛應用于政府、部隊、金融、電信、電力、鐵路、郵政等領域。經過長期發展,國光已成為國內信息產業的知名企業,F下轄的公司有:雷寧電磁屏蔽設備有限公司、國光軟件系統工程有限公司、國光數據通信有限公司、國光三晶公司等。以上公司在技術與市場上互相配合支持,形成了“國光”品牌的特色和整體優勢 。

        由于國光集團處于高速發展階段,公司在全國各地設置了30多個辦事機構,同時公司內部進行獨立的事業部管理。因此,對于部門之間的溝通效率以及日常辦公的效率要求很高,以往都采用電子郵件系統進行日常的信息溝通,信息的結構化程度不高,因此,信息的檢索、統計和分析工作量非常大,特別是公司推行績效考核以后,這方面的問題更加突出。因此,迫切需要一套全面的辦公自動化管理軟件進行公司的日常辦公管理。

        公司領導層經過多方了解,了解到常州匯博軟件在建設銀行總行推行的全面的技能考試考核系統,并成功在建設銀行體系內部全面推廣使用。國光領導層果斷決定通過日常辦公管理軟件管理,全面進行國光集團各個分公司、事業部、辦事處以及主要管理崗位的績效考核。

    現狀分析

        國光集團在使用本軟件前,只是零星的使用了一些軟件,如財務軟件,資產管理軟件等局部化的管理軟件。對于全面推廣協同辦公軟件,各個分公司領導、部門主管等都缺乏足夠的信心,因此,本項目的實施就落到了軟件部的頭上。他們的想法是,萬一項目失敗了,可以由軟件部接手,繼續進行項目的推進。

    實施策略

        在了解到這些情況以后,我們清醒的認識到:對于國光這樣的大型國有企業轉制過來的企業,內部管理存在很多不合理的地方,一下子全部規范化勢必要和很多中層管理人員的觀念有一定的沖突。在此認識的基礎上,結合我們在文檔安全管理軟件推廣過程中的經驗,我們首先把整個項目的目標進行了分解,目的是一步一個腳印。建立他們的信心。

        首先,建立流暢的溝通管理平臺,通過這個溝通平臺,一方面讓使用人員對協同辦公軟件有一個實際的感受,打消他們的神秘感,讓他們明白軟件只是一個承載管理思想的工具,至于如何使用,需要他們靈活的運用。另外一方面,希望通過這個溝通平臺,聽到他們對于軟件的真實的聲音,這個非常重要。

        然后,在此基礎上,建立公司的信息管理平臺,把公司的相關信息放到網上,便于公司管理人員快速的進行查詢,提高辦事效率。

        再次,建立公司的工作流管理系統,在網上進行申請審批,一方面提升了辦公效率,另外一方面有效的堵住了各個方面的漏洞,特別的辦事處的資金管理黑洞。

        最后,也是最難的,建立分公司、事業部、科室、項目考核體系。每個管理人員必須編制工作計劃,撰寫工作總結。定時檢查工作的完工情況,進行量化的績效考核,進行末位淘汰。

    實施效果

        通過2年的艱辛工作,項目終于通過驗收。項目給國光集團帶來了實際的效益如下:

    • 完善管理流程

        本項目為國光集團建立了比較完善的業務管理流程。特別是國光集團的業務非常復雜,分公司之間,事業部之間,項目之間都存在千絲萬縷的聯系,手工管理工作量非常大,同時一個集團項目有很多分公司或事業部參與,往往存在溝通障礙。實施本軟件以后,管理流程非常清晰,每個崗位的職責明確,事件自動提醒。流程簽署有據可依,有效規避了以前沒有流程而胡亂行事或不敢行事、怕擔責任的情況。培養了管理人員勇于擔責任的工作習慣。把責任和效益有效的集合在一起了,讓他們愿意承擔責任。

    • 信息把握及時

        企業管理的任何一個環節的信息,可以及時掌握,這樣,便于進行計劃的調整和變更,提高了企業的快速反應能力。

    • 管理漏洞減少

        國光集團前些年曾經出現過辦事處人員攜款潛逃的事情,使公司蒙受很大的損失。而通過本系統的實施,總公司人員對于辦事處開出的每個發票的帳期都進行嚴格的財務追溯,發現沒有到的,立即呈報給相關的領導,便于領導及時督促或發現問題。有效避免了辦事處財務管理黑洞。

    • 工作效率提升

        各個辦事處之間、事業部之間、分公司之間以及每個人員之間的溝通非?焖俦憬,申請審批的效率非?焖。申請審批可以進行靈活的審批,當老總不在家時,可以向副總發出申請,便于提高業務的靈活性。

    • 績效考核客觀

        目前所有辦事處每天都要匯報市場情況以及日常的開銷,各個事業部的項目情況也及時登記,即使出差在外地,項目工作人員也需要填寫項目工作日志。各個分公司的財務情況也在本系統中進行填寫。這樣量化的績效考核就形成了,業績效率考核非?陀^。

    • 決策更加科學

        通過本系統建立的全面的信息,公司決策的科學性得到了全面的提升。

    了解案例

        如果想詳細了解客戶的項目應用情況,請電話咨詢:0519-86967421,軟件部,高總。

     

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